Zásady zpracování osobních údajů

Správcem vašich osobních údajů je Vojtěch Zicha (dále „my“). Se vším, co se týká vašich údajů, se na nás obraťte na adrese mail@vojtechzicha.com. Odpovídáme nejpozději do jednoho měsíce.

Správci jednotlivých chat (lidé, kteří v administraci zakládají výlety a zapisují účastníky) zpracovávají údaje podle našich pokynů a těchto zásad. Nejsou samostatnými správci; odpovědnost vůči vám neseme my.

zicha.travel je soukromá, bezplatná aplikace pro party přátel a rodin, které spolu jezdí na chaty a chtějí si férově rozdělit společné výdaje. Není to veřejná služba: chatu založí její správce a účastníky do ní zapíše sám. Jedinou výjimkou je fáze plánování: dokud parta hlasuje o termínu a ubytování, můžete se k výletu přidat sami hlasovacím formulářem.

Zpracováváme údaje čtyř skupin lidí:

• účastníci výletu, které do systému zapsal správce chaty. Většina z nich nemá účet a mnozí o zápisu ani nevěděli, dokud jim to správce chaty neřekl. Právě proto existuje kapitola 5,
• přihlášení uživatelé, tedy lidé s účtem (účastníci, kteří si účet nechali založit, nárokovali si své jméno přes „To jsem já“, nebo se přidali hlasováním při plánování výletu),
• správci chat a administrátoři webu,
• návštěvníci stránek, i nepřihlášení.

O účastnících: jméno a jeho české tvary pro skloňování, e-mail (pokud ho správce chaty zadal), číslo bankovního účtu nebo IBAN pro vyrovnání, údaj, zda s sebou má zvíře, vazbu „platí za něj někdo jiný“ (typicky rodič za dítě), přiřazení k pokoji a posteli, místo v autě nebo spoji veřejné dopravy, podíly na výdajích, zálohy a vratky, členství ve společném účtu a výsledné vyrovnání (kdo komu kolik dluží). Pokud se o podobě výletu hlasovalo, patří sem i hlas: které termíny účastníkovi vyhovují a která ubytování se mu líbí.

O přihlášených uživatelích navíc: e-mail účtu, čas posledního přihlášení, při přihlášení přes Microsoft, Google nebo Apple identifikátor a e-mail z vašeho účtu u zvoleného poskytovatele, výdaje, které jste zadali, a žádosti o propojení se jménem účastníka včetně případného důvodu zamítnutí.

Účtenky: k výdaji lze nahrát fotku nebo PDF účtenky. Účtenka může mimoděk obsahovat i další údaje (položky nákupu, část čísla karty, adresu prodejny). Nahrávejte jen účtenky ke společným výdajům; nepatří sem doklady se zdravotními nebo jinak citlivými položkami.

O návštěvnících: technické záznamy o požadavcích (IP adresa v provozních lozích hostingu), cookies popsané v kapitole 11 a anonymní statistiky popsané v kapitole 12. U veřejných formulářů (přihlášení, žádost o propojení) zpracovává Cloudflare Turnstile signály prohlížeče kvůli ochraně před roboty.

Nezpracováváme záměrně žádné zvláštní kategorie údajů (zdraví, vyznání a podobně) a nechceme je ani na účtenkách.

Společné vyúčtování výletu. Jména, podíly na výdajích, zálohy, bankovní spojení a vyrovnání zpracováváme proto, aby si parta mohla spravedlivě rozdělit náklady a poslat si peníze. U účastníků bez účtu je základem náš oprávněný zájem a oprávněný zájem celé party na funkčním společném vyúčtování (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR). Proti tomuto zpracování můžete vznést námitku (kapitola 10).

Organizace výletu. Rozdělení postelí, aut a spojů, program a seznam věcí zpracováváme ze stejného oprávněného zájmu: aby výlet proběhl.

Vedení účtu. U přihlášených uživatelů je základem plnění smlouvy, tedy podmínek užití (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR): bez e-mailu vám nepošleme přihlašovací odkaz a bez záznamu o vašich výdajích nefunguje pravidlo, že si je můžete sami upravit.

E-maily. Posíláme jen provozní zprávy: přihlašovací odkazy, potvrzení hlasu při plánování výletu, upozornění správcům chaty na nové hlasy při plánování, rozhodnutí o žádostech o propojení a žádosti o potvrzení výdaje, který za vás zapsal někdo jiný. Žádný marketing.

Statistiky. Anonymní měření návštěvnosti stojí na oprávněném zájmu vědět, jestli web funguje. Statistické cookies ukládáme jen s vaším souhlasem (§ 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb.), viz kapitola 12.

Ochrana provozu. Provozní logy a ochranu formulářů před roboty opíráme o oprávněný zájem na zabezpečení služby.

Většinu údajů o účastnících nezadáváte vy, ale správce vaší chaty, který vás zná a výlet organizuje. Podle čl. 14 GDPR máte právo se o tom dozvědět. Řešíme to takto: správce chaty se v podmínkách užití zavazuje, že vám při zapsání pošle odkaz na tyto zásady (typicky ve skupinové konverzaci party), a odkaz na ně je v patičce každé stránky webu. Pokud si myslíte, že vás někdo zapsal neprávem, napište nám a záznam prověříme.

Údaje o přihlášených uživatelích, a také o účastnících, kteří se přidali sami hlasováním při plánování výletu, pocházejí od nich samotných, případně z jejich účtu u Microsoftu, Googlu nebo Applu, pokud se přes něj přihlásí.

Stránka chaty je dostupná každému, kdo zná její adresu. Počítáme s tím, že adresu si parta posílá mezi sebou; stránky ale nejsou nijak tajné. Pro vyhledávače platí rozdělení: domovská stránka a základní informace o výletu, které nenesou žádná jména, indexované být mohou; záložky se jmény a financemi (Organizace, Účastníci, Finance, Přehled) označujeme tak, aby je vyhledávače neindexovaly.

Bez přihlášení návštěvník s odkazem vidí: název a termín výletu, jména účastníků, program, rozdělení postelí a aut, výdaje a jejich částky, zálohy, výsledné vyrovnání (kdo komu kolik posílá) a platební údaje pokladníka, aby fungovalo placení QR kódem. Detail financí účastníka, jehož účet už byl použit k přihlášení, se nepřihlášeným nezobrazuje: jedno přihlášení je tedy způsob, jak svůj rozpis a zůstatek schovat. Jméno u výletu zůstává v obou případech.

Bez přihlášení naopak nikdy není vidět: bankovní spojení kohokoli kromě pokladníka, účtenky, e-mailové adresy, sekce „Klíče a Wi-Fi“, výdaje čekající na potvrzení, soukromé výdaje a hlasy z plánování výletu (kdo se přidal a co komu vyhovuje); hlasy vidí jen přihlášení účastníci dané chaty a její správci. Bankovní spojení účastníka vidí jen on sám (přes svůj účet), přihlášený pokladník a správci dané chaty; pokladníkovo bankovní spojení je veřejné, protože bez něj by nefungovalo anonymní vyrovnání (pokladník s tím svou rolí počítá). Účtenky vidí jen přihlášení uživatelé.

Soukromý výdaj (dárek nebo překvapení) je přísnější výjimka: vidí ho jen jeho plátce, účastníci jeho rozdělení a superadministrátor webu. Nevidí ho ani správci chaty, ani pokladník, pokud v rozdělení sami nejsou. Protože se takový výdaj platí přímo plátci, zobrazuje se členům jeho rozdělení bankovní spojení plátce; založením soukromého výdaje s tím plátce počítá.

Správci chaty vidí všechny údaje své chaty. My jako provozovatel máme přístup ke všemu, ale používáme ho jen k provozu, podpoře a plnění těchto zásad.

Provoz služby zajišťují tito zpracovatelé a příjemci:

Váš prohlížeč navíc při zobrazení předpovědi počasí u výletu stahuje data ze služby Open-Meteo (ta se dozví vaši IP adresu, žádné vaše údaje jí neposíláme). Přihlášeným návštěvníkům stránka výletu ukazuje i náhledy fotek ze sdíleného alba na Google Fotkách; ty prohlížeč stahuje přímo od Googlu, který se přitom dozví vaši IP adresu. Odkazy na Google Kalendář a Google Mapy otevíráte sami.

Údaje nikomu neprodáváme a nikomu je nepředáváme k reklamě.

Data držíme v EU, kde to jde (databáze, soubory, statistiky). Někteří poskytovatelé (Vercel, Resend, Cloudflare, Microsoft, Google, Apple) jsou americké firmy; předání je kryto rozhodnutím Evropské komise o odpovídající ochraně (Data Privacy Framework), případně standardními smluvními doložkami. Podrobnosti ke konkrétnímu poskytovateli vám na vyžádání pošleme.

Smazání účtu ani bankovního spojení nemění spočítané vyúčtování: částky a podíly zůstávají, jen bez údajů, které už nejsou potřeba.

Máte právo na přístup ke svým údajům (a jejich kopii), na opravu, na výmaz, na omezení zpracování, na přenositelnost a právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu. Nic z toho není podmíněno účtem: i účastník, kterého zapsal správce chaty, může napsat na mail@vojtechzicha.com a my žádost vyřídíme nejpozději do měsíce. Totožnost si ověříme, abychom údaje nevydali někomu jinému.

U výmazu je jedna mez: výlet je společný finanční záznam celé party. Vaše jméno a kontaktní údaje umíme odstranit nebo anonymizovat, ale zaplacené částky a podíly v součtech zůstat musí, jinak by přestalo sedět vyúčtování ostatních. O tom, co přesně jsme smazali, vás vyrozumíme.

Smazaná data mohou po omezenou dobu přežívat v zálohách databáze; ze záloh je jednotlivě mazat neumíme, zálohy se ale samy přepisují.

Pokud si myslíte, že s vašimi údaji nakládáme špatně, můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz. Budeme rádi, když napíšete nejdřív nám.

Přihlašovací, jazyková a souhlasová cookie platí pro celý web včetně adres jednotlivých chat (např. lipno.zicha.travel), takže jedno rozhodnutí platí všude a lišta se neptá na každé adrese znovu.

Vedle cookies si stránka ukládá pár drobností do úložiště vašeho prohlížeče (localStorage). Zůstávají jen ve vašem zařízení, na server se neposílají a buď si pamatují vaši volbu, nebo slouží jen technickému chodu webu, proto nevyžadují souhlas:

Se souhlasem se statistikami si PostHog ukládá svůj anonymní identifikátor kromě cookie i do localStorage (klíče ph_*); odvoláním souhlasu se maže obojí. Widget Turnstile na veřejných formulářích si může ve svém rámu na doméně Cloudflare ukládat vlastní technická data potřebná k rozpoznání robotů.

Web se dá nainstalovat jako aplikace do telefonu. Prohlížeč si pak (stejně jako při běžné návštěvě) ukládá do své mezipaměti kopie naposledy otevřených stránek a dat, aby aplikace fungovala i bez připojení. I tahle mezipaměť zůstává jen ve vašem zařízení a smažete ji smazáním dat prohlížeče.

Zajímá nás jediné: jestli web funguje a jestli věci, které stavíme, někomu pomáhají. Sbíráme anonymní statistiky: návštěvy stránek a záložek, použití funkcí (někdo si otevřel přehled nebo QR kód) a technické chyby (že se něco nepodařilo uložit, nikdy ne co).

Bez souhlasu s cookies k tomu slouží pseudonymní identifikátor, který se každý den mění; nejde z něj poznat, kdo jste, ani spojit dvě návštěvy v různých dnech. Když cookies povolíte, dostane váš prohlížeč stabilní anonymní identifikátor, díky kterému uvidíme i to, kde se rozdělaná akce zasekla. Pořád nevíme, kdo jste.

Do statistik nikdy neposíláme jména, e-maily, čísla účtů, částky, obsah formulářů ani to, čí finance si zobrazujete; identifikátory účastníků se z adres před odesláním odstraňují. Statistiky se nikdy nespojují s vaším účtem; i přihlášení v nich vystupují jen jako anonymní návštěvník s hrubou rolí (návštěvník, účastník, správce). Nic se neměří v administraci ani na náhledových verzích webu.

Souhlas můžete kdykoli odvolat nebo udělit tlačítkem „Nastavení soukromí“ v patičce každé stránky. Odvoláním se statistické cookies smažou.

Na výlety jezdí i děti, takže systém zná jejich jméno, postel, místo v autě a podíl na výdajích. Tyto údaje zadává rodič nebo správce chaty se souhlasem rodiče. Dětem účty nezakládáme; účet smí mít jen zletilá osoba. Bankovní spojení se u dětí nevyplňuje, platí za ně rodič.

Data přenášíme šifrovaně (HTTPS), přístup do administrace mají jen správci s vlastním přihlášením a krátkou platností přihlášení (2 hodiny), bankovní spojení a účtenky nejsou veřejně čitelné a veřejné formuláře chráníme před roboty a omezením počtu pokusů. Do aplikačních logů nezapisujeme osobní údaje. Databáze i soubory leží u poskytovatelů uvedených v kapitole 7 a jsou chráněny přístupovými klíči.

Kdyby přes to všechno došlo k úniku dat, který pro vás znamená riziko, ohlásíme ho Úřadu pro ochranu osobních údajů do 72 hodin a vás budeme přímo informovat, pokud je riziko vysoké.

Služba nepoužívá žádný systém umělé inteligence ve smyslu nařízení (EU) 2024/1689 (akt o umělé inteligenci). Neprobíhá žádné automatizované rozhodování ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR: výpočet vyrovnání je prostá aritmetika podle zadaných podílů a stejná pravidla platí pro každého. Pokud bychom někdy nějakou funkci umělé inteligence přidali (třeba čtení účtenek), nejdřív aktualizujeme tyto zásady a dozvíte se to dřív, než se funkce zapne.

Když se zásady změní, zveřejníme novou verzi s datem účinnosti na této stránce; co se mezi verzemi změnilo, ukazuje kapitola 18. O podstatných změnách (nový příjemce údajů, nový účel, změna doby uchování) dáme vědět i na webu, u podstatného rozšíření zpracování e-mailem těm, kterých se týká.

Vojtěch Zicha, mail@vojtechzicha.com.

Plné znění starší verze pošleme na vyžádání.